Ett utrymme på medarbetarnas villkor hos SEB

Att jobba på distans har blivit allt vanligare.

Tack vare dagens teknologi kan du idag utföra ditt arbete i princip var som helst.

SEB, den ledande affärsbanken i Norden, bestämde sig för att gå mot strömmen och skapa arbetsutrymmen som får människor att vilja komma till jobbet, i stället för att stanna hemma.

Då det kommer till att attrahera de bästa medarbetarna på arbetsmarknaden spelar arbetsutrymmena en stor roll. “Det är ett nytt sätt att locka människor och något som betyder mycket, eftersom vi spenderar mycket tid på kontoret”, förklarar Salla Nyqvist, HR Business Partner på SEB.

Ett utrymme som skapar kontakt

Kontoret i centrum av Helsingfors, Finland genomgick en stor förvandling då man ville skapa arbetsutrymmen som främjar samarbete. Det förra kontoret hade mycket stängda dörrar och smala gångar, och gjorde precis tvärtom. De finska medarbetarna på SEB samarbetar mycket med andra nordiska kollegor, mest av allt de i Sverige.

“Sverige är inte bara geografisk sätt nära oss”, säger Viveka Ahlskog, kommunikation- och marknadsföringschef på SEB Finland. Man ville till viss del följa samma linje som i Sverige när det nya kontoret planerades. Kontoret i Stockholm flyttade samtidigt som Helsingfors, och det kändes naturligt att söka synergi då renoveringarna gjordes samtidigt.

Att vara i kontakt med sina kollegor på kontoret och få en bra start på dagen tillsammans är något som det nya cafét på kontorets bottenvåning har möjliggjort. Här kan man få allt från kaffe av premiumkvalitet till frukost och hembakat bröd. Som bekant är kaffe något otroligt viktigt för medarbetare, speciellt i Norden, och det nya cafét har varit väldigt uppskattat.

"Vi ville komma bort från de avskilda rummen avsedda för en viss avdelning eller ett visst team, och i stället förvandla kontoret till ett mer gemensamt och öppet utrymme".

“Människor samlas nu på ett ställe på ett helt annat sätt än förut. Tidigare sökte man sin kopp från en kaffeautomat och styrde sedan stegen mot sitt eget skrivbord”, säger Salla.

Samarbete höjer stämningen och produktiviteten

“Det är intressant att se hur mycket det faktiskt betyder att få vara i kontakt med människor”, säger Viveka. Innan flytten var det lättaste sättet att träffa en kollega att boka ett möte, något som inte är nödvändigt längre i och med det öppna kontoret.

“Vi tror starkt på att internt samarbete, som främjar företagets verksamhet, uppstår då människor kommer i kontakt med varandra under arbetsdagens gång. Vi vill göra tröskeln så låg som möjlig för detta”.

I det nya kontoret har man öppnat upp utrymmet och erbjuder flera olika typer av rum för olika behov. Konferensrum, mindre grupprum och rum för tystare arbete finns att välja mellan. Miljövänlighet och green office-tänkande fanns också starkt med i projektet.

En förändring för bättre kommunikation

“Vi ville komma bort från tänkandet kring ‘mitt rum och mitt hörn’. Inredningen skall vara stilig men också hemtrevlig. Man skall inte bli osäker på ifall man faktiskt vågar sätta ner sig här”, säger Viveka.  

Inredning av både väldigt avslappnad stil förekommer, liksom rum där man behöver en enklare och seriösare stil, till exempel de för videointervjuer.

“Det är en stor förändring. Tidigare satt du dig ner på morgonen vid ditt bord och knäppte på datorn. Nuförtiden tänker vi mer på vad vi kommer att göra under dagen och vilket utrymme som passar bäst för det ändamålet”

“Jag tror inte att vi kunde ha åstadkommit samma förändring i vårt förra kontor. Vi var ivriga på tanken att vi kommer att se mer av varandra”, säger Viveka. “Även om jag träffar människor hela tiden i mitt jobb, så känns det som att jag nu får till dubbelt så mycket diskussioner jämfört med tidigare ”, fortsätter Salla.

Medarbetarna med i processen

Över ett år innan flytten startade SEB ett projekt vid namn “ett utrymme för människan”, vars mål var att skapa ett utrymme på människornas villkor så att de kan arbeta i ett utrymme som motiverar dem.

De anställda deltog själva i projektet och det ordnades workshops och deltagarna fick uppgifter och hemläxor att fundera på i sina team. Redan innan flytten prövade teamen på olika lösningar, som att till exempel att minska användningen av papper, och funderade på ifall det kommer att fungera i det nya kontoret. Tack vare projektet och testning av lösningar var själva flytten endast den sista biten av pusslet.

Under projektet hade medarbetarnas mindset förändrats från ovisshet till positiv förväntan inför flytten. Att medarbetarna själva fick vara med och påverka det nya utrymmet var nyckeln till detta och underlättade flytten märkbart.

En satsning på välmående för hela slanten

“Vi har märkt att till välmående hör, förutom människans fysiska och psykiska mående, också hela vår arbetsgemenskap. Hur vi samarbetar, hurdant ledarskap vi har och hur vårt teamwork fungerar - allt kretsar kring välmående”, säger Salla.

SEB använder sig av större teman som på en årlig basis fungerar som riktlinjer för att förbättra välmåendet och trivseln på arbetsplatsen.

“Vi har redan en längre tid pratat om 100% ansvar, det vill säga hur vi på ett ansvarsfullt sätt beter oss gentemot våra kollegor och våra arbetsuppgifter”, berättar Salla.

I stället för att ge sina medarbetare rätten till en viss tidpunkt för motion under arbetstid, vill SEB med flexibel arbetstid låta var och en bestämma själv när man får in tiden för aktiviteter relaterade till välmående. En annan satsning på välmåendet skedde nyligen då de anställde en coach inom välmående för att stödja personalens vardag.

Coachen har, förutom att ordna gruppträning, också hjälpt medarbetarna i att hitta den bästa ergonomiska ställningen för att arbeta, vilket är speciellt nyttigt eftersom de på det nya kontoret oftare byter plats under arbetsdagen jämfört med tidigare. “Att coachen nyligen har kommit med i vårat team beskriver hur vi se på välmående på ett bra sätt: det omfattar det mesta inom välmående och nya idéer är alltid välkomna”, säger Viveka.

“Naavorna passar bra som en rumsfördelare, när vi kunde använda båda sidorna av Naavan. På ena sidan naturaliserar den luften och på andra sidan har vi en whiteboard. Att en vacker rumsavdelare också renar luften är guldvärt”, berättar Jari från Gullstén & Inkinen.

Är du sugen på att veta mer om hur du kan designa din lokal för att stödja välmående och produktivitet? Ta kontakt med oss så hjälper vi dig gärna!